Vorlage & Zeiterfassung
Stundenzettel für Eventcrew: Vorlage mit Pausen, Schichtwechsel und Freigabe
Ein brauchbarer Stundenzettel zeigt mehr als eine Tagessumme. Diese Vorlage verbindet Jobbezug, Beginn und Ende, Pausen, Korrekturen und einen nachvollziehbaren Prüfstatus.
Welche Angaben ein Stundenzettel im Eventbetrieb braucht
Zwischen Aufbau, Show und Abbau wechseln Crewmitglieder oft Aufgabe, Ort oder Schicht. Eine einzelne Stundensumme lässt dann offen, welchem Einsatz sie gehört und wie sie zustande kam. Erfasse deshalb mindestens Person, Job, Tätigkeit, Beginn und Ende mit Datum, Pause, Status und eine Notiz für Korrekturen.
Der Jobbezug ist besonders wichtig, wenn dieselbe Person an einem Tag für mehrere Produktionen arbeitet. Er hilft der Prüfung, den Eintrag mit Einsatzplan und Rückfragen abzugleichen. Der Stundenzettel ist ein Arbeitsmittel; welche Nachweise euer Betrieb zusätzlich benötigt, hängt von euren Vereinbarungen und den anwendbaren Regeln ab.
Leere Vorlage und ausgefülltes Beispiel herunterladen
Die Excel-Datei enthält ein leeres Blatt und ein fiktiv ausgefülltes Beispiel. Beginn und Ende werden mit Datum und Uhrzeit eingegeben; die Nettozeit wird nach Abzug der Pause berechnet. Unvollständige Zeilen bleiben leer, unplausible Eingaben werden mit „Prüfen“ gekennzeichnet.
Die PDF-Datei enthält dieselben zwei Varianten für Ausdruck oder Besprechung. Nutze das Beispiel, um eure Eingaberegel gemeinsam festzulegen, bevor die Crew echte Einsätze erfasst.
Schichten über Mitternacht mit beiden Daten erfassen
Bei einer Schicht von 20:00 bis 02:00 Uhr reicht die Uhrzeit allein nicht. Trage den Beginn am 26. September und das Ende am 27. September ein. Bei 30 Minuten Pause ergeben sich 5,5 Netto-Stunden. Wird das Enddatum versehentlich auf den Starttag gesetzt, ist die Reihenfolge unplausibel.
Diese Rechnung beschreibt nur die erfasste Dauer. Sie entscheidet nicht über Zuschläge, erlaubte Schichtlängen, Ruhezeiten oder Vergütung.
| Angabe | Wert |
|---|---|
| Beginn | 26.09.2026, 20:00 Uhr |
| Ende | 27.09.2026, 02:00 Uhr |
| Anwesenheit | 6,0 Stunden |
| Pause | 0,5 Stunden |
| Nettozeit | 5,5 Stunden |
Vom Eintrag zur geprüften Zeit
In SAVIE werden Arbeitsstunden, Pausen, Jobbezug und Status im Zeitregister zusammengeführt. Prüfe nicht nur die Summe, sondern auch Person, Datum, Notiz und den Verlauf einer Änderung. Eine Rückfrage sollte vor der Freigabe beantwortet sein.
Company Time ist grundsätzlich der Ablauf für eigene Mitarbeiter:innen. Tatsächliche Freelancer-Stunden gehören zum Buchungsablauf, sofern der Workspace die Person nicht ausdrücklich zusätzlich für Company Time aktiviert hat.
Korrekturen versionieren statt überschreiben
Wenn sich ein Eintrag ändert, sollte nachvollziehbar bleiben, weshalb. Halte fest, ob das Ende korrigiert, eine Pause ergänzt oder der Jobbezug geändert wurde. Benenne außerdem die prüfende Person und das Prüfdatum.
Eine freigegebene Datei ist ein definierter Stand, keine automatische Lohnabrechnung. Kläre, wie spätere Nachmeldungen behandelt und bereits versendete Versionen ersetzt werden.
Checkliste vor der Freigabe
Gehe die Prüfung immer in derselben Reihenfolge durch. Das reduziert Rückfragen und verhindert, dass eine plausible Monatssumme fehlerhafte Einzeltage verdeckt.
- Person, Job und Tätigkeit sind eindeutig.
- Beginn und Ende enthalten Datum und Uhrzeit.
- Pausen wurden genau einmal berücksichtigt.
- Schichten über Mitternacht enden am Folgetag.
- Korrekturen haben eine kurze Begründung.
- Prüfstatus, prüfende Person und Version sind erkennbar.