Zeiterfassung in der Veranstaltungstechnik: vom Aufbau bis zur Freigabe

Drei Zeiten, die du getrennt halten solltest

Der Aufbau startet später, die Show verlängert sich und der Abbau läuft über Mitternacht. Wer am Montag einfach die Schichten aus dem Einsatzplan übernimmt, verliert diese Unterschiede. Eine belastbare Zeiterfassung beginnt deshalb mit einer klaren Trennung: geplante Schicht, tatsächlich geleistete Arbeit und geprüfter Stundenstand.

Beispiel: Geplant sind 08:00 bis 17:00 Uhr. Tatsächlich arbeitet eine Technikerin bis 17:30 Uhr und macht insgesamt 45 Minuten Pause. Aus 9,5 Stunden Anwesenheit werden 8,75 Stunden Arbeit. Das ist ein Rechenbeispiel, keine Vorgabe für zulässige Arbeitszeiten. Reisezeit, Bereitschaft und Zuschläge müssen nach euren geltenden Vereinbarungen behandelt werden.

• Planzeit: Grundlage für die Disposition und das Briefing.
• Ist-Zeit: Tatsächlicher Verlauf mit Pausen und gegebenenfalls einer erklärenden Notiz.
• Freigegebene Zeit: Geprüfter Stand für die weitere interne Verarbeitung.

Vor dem ersten Einsatz: Zuständigkeiten festlegen

Lege fest, wer erfasst, wer Rückfragen beantwortet und wer freigibt. Ein kurzer Ablauf ist hilfreicher als eine lange Anleitung: bis wann Stunden vorliegen sollen, wer bei Abweichungen kontaktiert wird und wann ein Zeitraum abgeschlossen wird. Definiere außerdem, welche Tätigkeiten getrennt dokumentiert werden sollen, etwa Vorbereitung, Aufbau, Showbetrieb und Rücktransport.

In SAVIE ist das betriebliche Time-Modul grundsätzlich für eigene Mitarbeiter:innen vorgesehen. Freelancer erfassen ihre tatsächlichen Einsatzstunden im Buchungsablauf. Eine zusätzliche Teilnahme von Freelancern an Company Time ist eine separate Einstellung. Prüfe diesen Unterschied beim Einrichten, damit derselbe Einsatz nicht versehentlich in zwei getrennten Abläufen nachbearbeitet wird.

Auch die Rolle zählt: Die Prüfung und Freigabe von Company-Time-Einträgen liegt bei berechtigten Administrator:innen. Eine Person, die Jobs disponiert, hat dadurch nicht automatisch dieselben Rechte in der Zeiterfassung.

Stunden und Pausen nachvollziehbar erfassen

SAVIE bietet im Time-Modul eine Live-Stempeluhr mit Start, Pause, Fortsetzung und Ende sowie die manuelle Erfassung von Stunden. Entscheide im Team, welcher Weg in welcher Situation verwendet wird. Nachträge sollten einen nachvollziehbaren Anlass haben, statt unkommentiert vom Einsatzplan abzuweichen.

Bei manuellen Einträgen heißen die Felder ausdrücklich Arbeitsstunden und Pause. Eine Pause darf nicht zugleich als Arbeitszeit mitgezählt und später erneut abgezogen werden. Kläre die Eingaberegel an einem konkreten Beispiel mit dem Team. Bei Schichten über Mitternacht sollten außerdem Datum und zeitliche Zuordnung geprüft werden, bevor jemand die Dauer aus zwei Uhrzeiten ableitet.

Erst Rückfragen lösen, dann freigeben

Prüfe nicht nur die Summe. Ein plausibler Monatswert kann einzelne doppelte oder falsch zugeordnete Tage verdecken. Wähle den Zeitraum ausdrücklich aus und grenze bei Bedarf nach Person und Status ein. Die Freigabe sollte sich auf genau diese geprüfte Auswahl beziehen.

Bei Rückfragen hilft ein kurzer Vermerk zur Abweichung: Hat sich der Showbeginn verschoben? War jemand bereits im Lager im Einsatz? Wurde eine Pause nachgetragen? Der Eintragsverlauf in SAVIE macht Ereignisse und Änderungen nachvollziehbar. Er ersetzt nicht die Rücksprache mit der Person, die den Einsatz geleistet hat.

• Stimmt die Person und ist sie dem richtigen Erfassungsablauf zugeordnet?
• Sind Datum, Arbeitsstunden und Pausen plausibel?
• Wurden unerwartete Abweichungen zum Einsatzplan erklärt?
• Sind offene Rückfragen erledigt, bevor die Freigabe erfolgt?

Den Monatsabschluss als eigenen Schritt behandeln

Für den Abschluss brauchst du einen definierten Zeitraum und einen klaren Datenstand. SAVIE stellt Übersichten sowie Excel- und CSV-Exporte bereit. Kontrolliere vor der Übergabe, welche Personen, Zeiträume und Status der gewählte Export tatsächlich enthält. Eine Exportdatei ist noch keine fertig eingerichtete Lohnabrechnung oder automatische Übergabe an ein beliebiges Abrechnungssystem.

Wenn du mit abgeschlossenen Perioden arbeitest, kläre vorher den Umgang mit Nachmeldungen. Korrekturen brauchen einen nachvollziehbaren Prozess; das erneute Versenden einer anders benannten Tabelle schafft sonst mehrere konkurrierende Stände.

Checkliste für euren nächsten Produktionsmonat

Teste den Ablauf zunächst mit einem abgeschlossenen Einsatz. Vergleiche Einsatzplan, eingereichte Stunden, Rückfragen und Export. So wird sichtbar, ob Informationen fehlen oder mehrfach eingegeben werden. Für die Planung vor dem Einsatz hilft die verlinkte Crew-Einsatzplan-Vorlage; sie ist bewusst kein Ist-Stundennachweis.

• Erfassungsweg für Mitarbeiter:innen und Freelancer festlegen.
• Verantwortliche und Frist für Rückfragen benennen.
• Ein gemeinsames Beispiel für Arbeitszeit und Pause durchgehen.
• Zeitraum, Person und Status vor der Freigabe prüfen.
• Export und nachgelagerte Verarbeitung mit einem Beispieldatensatz abstimmen.
• Regeln für nachträgliche Korrekturen dokumentieren.