Crew & Zeiten
Festangestellte und Freelancer gemeinsam disponieren: Zeiten getrennt prüfen
Die Produktion ist gemeinsam, die Zeitnachweise müssen es nicht sein. So planst du gemischte Teams in einem Job und ordnest Erfassung, Prüfung und Freigabe klar zu.
Ein Job, zwei Arten von Zeitnachweis
Bei einem Aufbau arbeiten oft eigene Mitarbeiter:innen und Freelancer nebeneinander. Für die Disposition gehören alle in denselben Job: Rolle, Schicht, Briefing und Buchungsstatus müssen zusammenpassen. Nach dem Einsatz unterscheiden sich die Abläufe jedoch.
SAVIE führt eigene Mitarbeiter:innen grundsätzlich über Company Time. Freelancer bestätigen ihre tatsächlichen Einsatzstunden im Buchungsablauf. Diese Trennung hilft, Zuständigkeiten und Datensätze klar zu halten. Sie ist keine Aussage darüber, wie eine Person arbeits- oder steuerrechtlich einzuordnen ist.
Das gemischte Team zuerst gemeinsam planen
Lege für jede Position Rolle, Zeitraum und benötigte Erfahrung fest. Danach siehst du im Produktionsplan, welche Plätze bestätigt, angefragt oder noch offen sind. Ob jemand Mitarbeiter:in oder Freelancer ist, ändert nicht die fachliche Anforderung des Jobs.
Halte Briefing und Einsatzänderungen an einer Stelle aktuell. Wenn sich die Calltime verschiebt, müssen bestätigte Crew, offene Anfragen und die später erwarteten Zeitnachweise auf denselben Stand gebracht werden.
Mitarbeiterzeiten in Company Time prüfen
Eigene Mitarbeiter:innen erfassen ihre Arbeitszeit über die Stempeluhr oder als manuellen Eintrag. Arbeitsstunden, Pausen, Notizen und Status werden im Zeitregister geprüft. Berechtigte Administrator:innen bearbeiten Rückfragen und geben Einträge frei.
Die geplante Schicht ist dabei Vergleichswert, nicht automatisch die geleistete Arbeitszeit. Prüfe Abweichungen zum Einsatzplan, bevor ein Zeitraum abgeschlossen oder exportiert wird.
Freelancer-Iststunden an der Buchung kontrollieren
Bei Freelancern gehören die tatsächlichen Stunden zur konkreten Buchung. Geplante und bestätigte Iststunden lassen sich dort gegenüberstellen; Start und Ende können zusätzlich dokumentiert werden. Das hält die Rückfrage bei dem Auftrag, auf den sie sich bezieht.
Ein einzelner Freelancer kann zusätzlich für Company Time freigeschaltet werden, wenn euer interner Ablauf das verlangt. Diese Teilnahme ist eine bewusste Einstellung und gilt nicht automatisch für alle Freelancer. Klärt vorab, welcher Datensatz für welchen nachgelagerten Prozess maßgeblich ist, damit Stunden nicht doppelt bearbeitet werden.
Verantwortung vor dem ersten Einsatz verteilen
Die Disposition pflegt Job und Buchungsstatus. Mitarbeiter:innen erfassen ihre Zeit im vereinbarten Ablauf. Freelancer bestätigen die tatsächlichen Stunden ihrer Buchung. Die für Company Time berechtigte Person prüft und genehmigt Mitarbeiterdatensätze. Diese Rollen können im Betrieb teilweise bei derselben Person liegen, sollten aber trotzdem ausdrücklich benannt sein.
Definiert außerdem Fristen und einen Eskalationsweg: Bis wann müssen Iststunden vorliegen? Wer klärt Abweichungen? Wann wird ein Zeitraum geschlossen? Ein kurzer, eindeutiger Ablauf ist wirkungsvoller als eine Tabelle, deren Status niemand verantwortet.
Verantwortungscheck für gemischte Crews
Gehe die Liste mit einem echten Produktionsbeispiel durch. Wenn jede Rolle eine eindeutige Antwort hat, lässt sich der Ablauf anschließend im System abbilden.
- Disposition: Rollen, Zeitfenster, Anfragen und Änderungen aktuell halten.
- Mitarbeiter:in: Company-Time-Einträge vollständig und fristgerecht erfassen.
- Freelancer: tatsächliche Stunden an der passenden Buchung bestätigen.
- Reviewer: Abweichungen klären und nur geprüfte Mitarbeiterzeiten freigeben.
- Administration: optionale Company-Time-Teilnahme einzelner Freelancer bewusst konfigurieren.
- Team: festlegen, welcher Datensatz in Abrechnung und Nachbereitung weiterverarbeitet wird.