Vorlage & Checkliste
Crew-Einsatzplan für Veranstaltungen: Vorlage für Aufbau, Show und Abbau
Ein guter Einsatzplan zeigt nicht nur Namen und Uhrzeiten. Er macht sichtbar, welche Rolle gebraucht wird, wer zugesagt hat und was bei einer Änderung geprüft werden muss.
Die Vorlage direkt herunterladen
Die Excel-Datei enthält einen leeren Plan und ein ausgefülltes, fiktives Beispiel. Du kannst je Person und Schicht eine Zeile führen, den Buchungsstatus auswählen und die geplante Arbeitsdauer aus Beginn, Ende und Pause berechnen lassen. Die PDF ist eine kompakte Briefing- und Übergabevorlage zum Ausdrucken. Beide Downloads sind ohne Registrierung verfügbar.
Die Dateien sind deutschsprachig und für die operative Planung gedacht. Sie sind kein Ist-Stundennachweis, kein Lohnabrechnungsblatt und kein Nachweis der rechtlichen Zulässigkeit einer Schicht. Halte tatsächliche Stunden nach dem Einsatz separat fest.
Diese Angaben gehören in einen Crew-Einsatzplan
Beginne mit dem Projekt, dem Ort und einer verantwortlichen Person für den aktuellen Planstand. Trenne anschließend die Phasen. Aufbau, Showbetrieb und Abbau können dieselben Gewerke benötigen, haben aber unterschiedliche Aufgaben, Uhrzeiten und Übergaben.
Plane benötigte Rollen auch dann ein, wenn noch niemand zugesagt hat. Sonst verschwindet eine unbesetzte Position aus der Übersicht. In der Vorlage bleibt der Personenname zunächst leer und der Status auf Offen. Ein angefragter Name ändert den Status zu Angefragt; erst eine tatsächliche Zusage zu Bestätigt.
- Projekt und Phase, zum Beispiel Aufbau, Show oder Abbau.
- Gewerk und konkrete Aufgabe einschließlich benötigter Gerätekenntnisse.
- Person sowie eindeutiger Buchungsstatus.
- Beginn und Ende jeweils mit Datum, dazu die geplante Pause.
- Treffpunkt, verantwortliche Ansprechperson und Transporthinweise.
- Stand des Plans und noch offene Rückfragen.
So füllst du die Excel-Vorlage aus
Trage zuerst den Bedarf ein und ergänze danach die Personen. Eine Zeile steht für eine Person in einer konkreten Schicht. Brauchst du zwei Audiotechniker:innen, lege zwei Zeilen an. Teilen sich zwei Personen eine Rolle nacheinander, bekommt jede Person ebenfalls eine eigene Zeile mit ihrem Zeitfenster.
Gib Beginn und Ende als vollständige Datums- und Zeitwerte ein. Bei einem Abbau von 22:00 bis 02:00 Uhr liegt das Ende am Folgetag. Die Vorlage berechnet aus der Differenz abzüglich der geplanten Pause die geplanten Stunden. Leere Angaben lassen die Berechnung offen; ein Ende vor dem Beginn oder eine zu lange Pause erzeugt einen Prüfhinweis.
Blaue Eingabezellen sind zum Bearbeiten vorgesehen, die Stundenspalte enthält Formeln. Die Vorlage bietet 20 vorbereitete Zeilen. Für größere Pläne musst du Formeln und Eingabevalidierung bewusst weiterführen. Eine automatische Prüfung auf Doppelbuchungen zwischen mehreren Dateien ist nicht enthalten.
Beispiel: Aus einem Namen wird eine klare Zusage
Im fiktiven Aufbau „Wiener Herbstklang“ wird für Lighting eine zweite Person gebraucht. In einer einfachen Namensliste könnten eine bestätigte und eine angefragte Person gleich vollständig aussehen. Im Einsatzplan bleiben diese Zustände getrennt: Der Bedarf ist erst gedeckt, wenn die passende Zusage vorliegt.
Der SAVIE-Screenshot zeigt dieselbe praktische Unterscheidung: ein offener Platz, eine bestätigte Person und eine ausstehende Anfrage. Die Vorlage bildet diese Logik manuell ab. Bei Änderungen musst du den Status deshalb selbst pflegen und mit den Rückmeldungen abgleichen.
Vor dem Versand: Briefing und Planstand prüfen
Die PDF bündelt die Angaben, die am Einsatztag schnell auffindbar sein müssen: Treffpunkt, Zugang, Ansprechpersonen, Phasen, Transport und offene Punkte. Ein Crew-Einsatzplan sollte zusammen mit diesem Briefing verwendet werden, statt alle Hinweise in schmale Tabellenzellen zu pressen.
Vergib einen eindeutigen Planstand und benenne die Person, die Änderungen verteilt. Wenn sich Calltime oder Treffpunkt ändern, reicht das Speichern einer neuen Datei nicht: Betroffene Personen müssen den neuen Stand erhalten und Rückfragen stellen können.
- Passt der Plan zu den zuletzt vereinbarten Einsatzzeiten?
- Sind alle benötigten Rollen enthalten, auch die offenen?
- Sind Zusagen und Anfragen eindeutig unterschieden?
- Sind Treffpunkt, Zugang und Kontaktperson aktuell?
- Passen Fahrer, Mitfahrende und Fahrzeug zum Transport?
- Ist klar, wer Änderungen kommuniziert und Rückmeldungen einsammelt?
Wann der Wechsel von der Tabelle sinnvoll wird
Eine Tabelle ist ein guter Einstieg für eine überschaubare Produktion mit einer klaren verantwortlichen Person. Schwieriger wird es, wenn mehrere Disponent:innen dieselbe Crew planen, Rückmeldungen über verschiedene Kanäle eintreffen oder mehrere Fahrzeuge und Jobs gleichzeitig koordiniert werden müssen.
Dann lohnt es sich, den manuellen Abgleich sichtbar zu machen: Wo prüft ihr Überschneidungen? Wo stehen verbindliche Zusagen? Wer aktualisiert nach einer Absage alle betroffenen Pläne? SAVIE verbindet Rollenbedarf, Crew-Buchungen und Ressourcenplanung. Nutze den ausgefüllten Beispielplan als Ausgangspunkt für eine Demo mit eurem eigenen Ablauf.