Integration
Eventworx mit SAVIE verbinden: Jobs, Phasen, Crew und Dokumente
So steuern Stufe und Zeitraum den Import, wie Notizen, Dateien, Zeitblöcke und Personalpositionen ankommen und wann eine Buchungsantwort zurückgeschrieben wird.
Sichtbarkeit über Stufe und Zeitraum steuern
Eventworx bildet Anfrage, Angebot, Auftrag und spätere Belegstufen als zusammenhängenden Dokumentfluss ab. SAVIE fasst diese Kette zu einem Job zusammen und verwendet das aktuelle Enddokument für Titel, Termine, Status und Positionen.
In der Einrichtung legen Sie fest, ob Jobs ab Anfrage, Angebot oder Auftrag sichtbar werden. Stornierte oder archivierte Dokumente werden nicht als aktiver Bedarf importiert. Neue Importe sind auf den relevanten Zeitraum der letzten zwölf Monate begrenzt; bereits vorhandene Datensätze bleiben nachvollziehbar.
Jobkontext einschließlich Notizen und Zeitblöcken übernehmen
SAVIE übernimmt die erkennbare Projekt- und Jobreferenz, Titel, Veranstaltungsort und Termine. Eventworx-Notizen werden als quellgeführter Jobhinweis angezeigt, wenn das Feld im vollständigen Datensatz vorhanden ist.
Zeitblöcke aus dem Job werden als quellgeführte Produktionsphasen oder Meilensteine abgelegt. Fehlt das Feld in einer unvollständigen Antwort, löscht SAVIE den bisherigen Stand nicht.
Vom Material zur passenden Crew
- 01easyjob → SAVIE
Deine Produktion kommt mit
Jobs, Personalbedarf und die Geräte- und Materialliste aus easyjob.
grandMA3Yamaha CL5Traversen - 02SAVIE
Material wird zu Gewerken
grandMA3LichtYamaha CL5AudioTraversenRiggingSAVIE ordnet Material in vielen Fällen automatisch Gewerken zu und schlägt passende Gerätekenntnisse vor. Du prüfst die Zuordnung und findest Crew mit der passenden Erfahrung.
- 03SAVIE → easyjob
Buchungsantworten zurück ins ERP
Du entscheidest, wen du anfragst. Die Buchungsantworten fließen zurück in deine easyjob-Ressourcenplanung.
Dokumente und Personalpositionen im Job prüfen
Dateien eines Eventworx-Jobs werden in den bestehenden SAVIE-Dokumentbereich übernommen. Importierte Dateien bleiben für Disponent:innen bestimmt; Freigabekategorie, Notizen und Crew-Sichtbarkeit werden nicht automatisch aus Eventworx erfunden.
Als Personalbedarf markierte Positionen werden zu Rollen. Positionsname, Menge und Einsatzzeit kommen aus der Quelle. Rollenbezeichnungen, die kein echter Crew-Bedarf sind, können in der Zuordnungsprüfung verworfen werden.
Equipment-Kontext und Terminänderungen nachvollziehen
Equipment-Positionen aus dem Eventworx-Baum werden als Job-Snapshot übernommen. Bestätigte Zuordnungen können daraus konkrete Equipment-Anforderungen für passende Rollen ableiten; neue oder mehrdeutige Begriffe bleiben zur Prüfung sichtbar.
Ändert Eventworx die Einsatzzeit einer noch ungebuchten Rolle, kann SAVIE sie aktualisieren. Bei aktiven Anfragen oder Buchungen entsteht stattdessen ein prüfbarer Änderungsvorschlag, damit eine Quellenänderung keine Zusage still überschreibt.
Ausgewählte Personen kontrolliert importieren
Die Personalübernahme ist ein eigener, expliziter Ablauf: Kontakte suchen, ausgewählte IDs speichern, Vorschau prüfen und erst dann importieren. Konflikte wie eine bereits verwendete E-Mail oder ein inaktiver Quelldatensatz blockieren den Sammelimport, statt Teilbestände still anzulegen.
Bereits verknüpfte Personen können getrennt aktualisiert werden. Neu ausgewählte Kontakte benötigen weiterhin die bewusste Importaktion. Verfügbarkeit und Freischaltung dieses Ablaufs hängen vom eingerichteten Workspace und dem freigegebenen Umfang ab.
Buchungsantwort nur mit eindeutiger Kontaktzuordnung zurückgeben
SAVIE kann unterstützte Anfrage-, Bestätigungs- und Absagestatus an die passende Eventworx-Personalposition zurückgeben. Dafür müssen Jobposition und Eventworx-Kontakt eindeutig zum SAVIE-Datensatz und zum richtigen Mandanten gehören.
Ohne überprüfte Kontaktzuordnung wird keine fremde Team-Zuweisung überschrieben und kein Kontakt per E-Mail geraten. Geplante Synchronisation, Fehlerhistorie und manuelle Prüfung gehören daher zum Betrieb; die Verbindung ist kein universeller Zwei-Wege-Abgleich sämtlicher Felder.