Arbeitszeiten nach der Produktion freigeben und als Excel exportieren

Aus Einträgen einen prüfbaren Zeitraum machen

Nach einer Produktion liegen Zeitdaten oft in unterschiedlichen Zuständen vor: erfasst, zur Prüfung eingereicht, mit Rückfrage oder bereits genehmigt. Für einen verlässlichen Monatsabschluss brauchst du deshalb zuerst einen klaren Zeitraum und eine definierte Auswahl von Personen.

Öffne nicht sofort den Export. Prüfe, ob alle erwarteten Mitarbeiter:innen enthalten sind und ob Nachträge zu den richtigen Tagen gehören. Freelancer-Buchungsstunden folgen einem getrennten Ablauf und sind nicht automatisch Teil dieses Company-Time-Exports.

Geplante, erfasste und genehmigte Zeit vergleichen

Die Stundenübersicht stellt Plan-, Erfassungs- und Freigabewerte gegenüber. Nutze Abweichungen als Startpunkt für die Prüfung: Hat der Aufbau länger gedauert? Fehlt eine Pause? Wurde ein Eintrag dem falschen Tag zugeordnet?

Eine rechnerische Abweichung ist kein Fehlerbeweis. Kläre den tatsächlichen Einsatz mit der Person und dem Produktionskontext. Erst danach wird der Datensatz genehmigt oder zur Korrektur zurückgegeben.

Korrekturen vor der Freigabe abschließen

Prüfe Person, Datum, Arbeitsstunden, Pause und Notiz im Zeitregister. Der Eintragsverlauf macht Änderungen nachvollziehbar. Wenn Informationen fehlen, sollte die Rückfrage gelöst werden, bevor die Genehmigung erfolgt.

Berechtigungen spielen dabei eine Rolle: Company-Time-Freigaben liegen bei den dafür vorgesehenen Administrator:innen. Eine Disponentenrolle für Jobs erteilt nicht automatisch dieselben Rechte.

• Stimmen Person, Datum und betrieblicher Zeitraum?
• Sind Arbeitsstunden und Pause plausibel erfasst?
• Ist die Abweichung zum Plan erklärt?
• Sind Korrektur und Genehmigung im Verlauf nachvollziehbar?

Die geprüfte Periode sperren

In SAVIE kann ein ausgewählter Zeitraum nach einer abschließenden Prüfung gesperrt werden. Die Periodenhistorie zeigt Status und Sperrdatum. Abhängig von der Workspace-Richtlinie dürfen Administrator:innen eine Periode später wieder öffnen; dabei kann ein Grund erforderlich sein.

Die Sperre schafft einen eindeutigen Arbeitsstand für den Export. Sie ersetzt keine organisatorische Regel für verspätete Nachmeldungen. Lege deshalb vorher fest, wer eine Wiederöffnung veranlassen darf und wie Empfänger:innen einer bereits versendeten Datei informiert werden.

Excel oder CSV passend zum Empfänger exportieren

Für eine gesperrte Periode stehen XLSX und CSV bereit. Wähle das Format, das der nachgelagerte Prozess tatsächlich verarbeitet, und dokumentiere Zeitraum sowie Erstellungsdatum. Öffne die Datei stichprobenartig und prüfe, ob Personen und Werte mit der Periodenansicht übereinstimmen.

Der Export ist eine strukturierte Übergabe. Er richtet weder automatisch eine Lohnabrechnungsintegration ein noch bestätigt er die Einhaltung sämtlicher arbeitsrechtlicher oder tariflicher Regeln. Zuschläge, Reisekosten und weitere Abrechnungslogik müssen im jeweils zuständigen Prozess geprüft werden.

Checkliste für Monatsabschluss und Übergabe

Arbeite die Liste vor jedem Export in derselben Reihenfolge ab. Ein wiederholbarer Abschluss macht Abweichungen schneller sichtbar und verhindert konkurrierende Dateistände.

• Vollständigen Zeitraum und erwartete Mitarbeiter:innen auswählen.
• Offene und auffällige Einträge prüfen; Rückfragen abschließen.
• Nur nachvollziehbare Zeiten genehmigen.
• Periode nach der Abschlusskontrolle sperren.
• XLSX oder CSV für den konkreten Empfänger exportieren und stichprobenartig öffnen.
• Dateiname, Übergabe und Vorgehen bei späteren Korrekturen festlegen.