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Wie viel Zeit kostet Crew-Planung wirklich per WhatsApp und Excel?
Telefonate, eine WhatsApp-Rundmail an zehn Leute und eine Tabelle, um zu tracken, wer zugesagt hat. Was dieser Workflow einen Disponenten an Stunden kostet – und eine grobe Art, das zu beziffern.
Den Aufwand rund um eine Buchung messen
Wählen Sie einen kürzlich abgeschlossenen, typischen Job. Erfassen Sie den Aufwand für Vorauswahl, Anfragen, Nachfassen, Listenpflege und den Abgleich von Antworten aus Nachrichten und Tabellen.
Trennen Sie aktive Arbeitszeit von Wartezeit. Eine Antwort am nächsten Morgen bedeutet nicht, dass die Disposition die ganze Nacht an der Buchung gearbeitet hat.
Mit offengelegten Annahmen rechnen
Beispielannahmen: drei Jobs pro Woche, zwei eingesparte Koordinationsstunden pro Job und 4,33 Wochen pro Monat. Daraus ergeben sich etwa 26 Stunden frei werdende Kapazität im Monat.
Bei einem beispielhaften Monatsgehalt von 3.000 EUR und 173 Arbeitsstunden beträgt der reine Gehaltswert: 3.000 EUR / 173 x 3 x 2 x 4,33, also rund 451 EUR pro Monat. Arbeitgeberkosten, Softwaregebühren, Einrichtung und Schulung sind nicht enthalten. Das sind Rechenannahmen, keine gemessenen SAVIE-Kundenergebnisse.
Kapazität und Kostensenkung unterscheiden
Die Rechnung bewertet Zeit, die für andere Aufgaben verfügbar werden könnte. Sie bedeutet nicht, dass das Unternehmen monatlich 451 EUR weniger ausgibt. Eine tatsächliche Kostensenkung setzt veränderte Ausgaben voraus, etwa weniger bezahlte Überstunden.
Ein Teil der Abstimmung bleibt notwendig. Komplexe Briefings, kurzfristige Änderungen und Gespräche zur Eignung brauchen weiterhin die Disposition. Schätzen Sie deshalb vorsichtig, welchen Aufwand eine Software reduzieren kann.
Mit eigenen Jobs überprüfen
Testen Sie den Ablauf mit vergleichbaren Jobs. Erfassen Sie vorher und nachher die aktive Koordinationszeit sowie vollständige Buchungen, übersehene Antworten und Korrekturen. Berücksichtigen Sie auch Profilpflege und Einarbeitung.
SAVIE bündelt Anforderungen, Crew-Informationen und Buchungsantworten. Entscheidend ist, wie stark das den Aufwand Ihres Teams mit Ihrer Crew und Ihrem Produktionskalender verändert.